In früheren Zeiten arbeitete man weitgehend autonom an einem PC. In einer Schule hatte die Sekretärin ihre Daten (häufig auf einer Karteikarte), die Pädagogischen Koordinatoren hatten Dateien mit den für sie wichtigen Schülerdaten und die Schulbücherei erfasste jeden Schüler erneut.

Mit der Vernetzung der Rechner setzt sich allmählich auch die zentrale Datenerfassung durch. Alle Beteiligten greifen auf einen einheitlichen Bestand zu, wobei die unterschiedlichen Gruppen nicht unbedingt alle Daten zu sehen bekommen. Das folgende Diagramm stellt die Situation dar, wenn dabei eine Datenbank benutzt wird.

Die Benutzer können jetzt nicht mehr direkt auf die physikalische Datei zugreifen, sondern müssen mit einer speziellen Abfragsprache (SQL) ihre Wünsche an eine zentrale Vermittlerstelle (DBMS) stellen.

Das DatenBankManagmentSystem (DBMS) verhindert den direkten Zugriff einzelner Benutzer auf die Daten. Für die Kommunikation mit den Anwendern wurde eine relativ einfache Abfragesprache entwickelt: Structured Query Language (SQL). Diese Trennung ermöglicht dem DBMS Integritätsprüfungen, vereinfacht Sicherungskopien und erlaubt eine unterschiedliche Sicht auf die Daten (Datenschutzaspekte).

Es gibt unterschiedliche Ansätze, die Daten in Datenbanken zu verwalten. Die meisten DBMS basieren derzeit auf dem relationen Datenmodell, bei dem die Daten in Tabellenform gespeichert werden.

Kommerzielle Datenbanksysteme:

• Oracle
• SAP
• IBM DB

Freie Datenbanksysteme:

• MySQL
• PostgrSQL

Desktop-Datenbank:

• Microsoft Access